Zu einer der am h?ufigsten umgesetzten Projektideen z?hlt das "digitale Dokumentenmanagement", welches bereits von einer Vielzahl von Digiscouts?-Team umgesetzt wurde.
Ein Beispiel hierf?r ist das Projekt "Digitalisieren der Wohnungs?bergabe- und abnahme" aus der Region Stuttgart. Bei der Suche nach Digitalisierungspotenzial fiel dem vierk?pfigen Digiscouts?-Team der Metzger GmbH + Co. KG auf, dass eine Wohnungsabnahme und -?bergabe bei ihnen sehr umst?ndlich abl?uft und das Unternehmen bei jeder Vermietung viel Papier (zehn bis 20 Seiten pro Objekt) ben?tigt. Aus diesem Grund kam dem Team die Idee den Prozess zu digitalisieren. Gesagt - getan! Bei der Projektvorstellung ?berzeugten die Azubis ihre Gesch?ftsf?hrung sofort und erhielten volle Unterst?tzung bei der Umsetzung. Anstatt die Mieterakte in Papierform mitzunehmen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Unterlagen auf dem Tablet in einem entsprechenden Programm gespeichert, k?nnen diese auch von unterwegs bearbeiten und den Mieterinnen und Mietern per E-Mail zusenden. Durch die Digitalisierung dieses Vorgangs konnten so Zeit, Kosten und Ressourcen gespart sowie Fehlerquellen reduziert werden.
Klingt f?r Sie von der Idee her interessant? In der Tabelle finden Sie weitere verschiedene Projekte zum digitalen Dokumentenmanagement.
| Projekttitel | Unternehmen | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| GitLab | edicos Consulting & Software GmbH | Bei der edicos Consulting & Software GmbH & Co. KG wurden generierte Codes in verschiedenen virtuellen Ablagesystemen gespeichert. Die Azubis verwirklichten die Idee, Codierungen eines abgeschlossenen Projekts mit dem Versionierungsprogramm GitLab ? einer zentralen Ablagestelle ? zu archivieren und dokumentieren. Auf diese hat jeder Mitarbeitende jederzeit und von ?berall Zugriff. Aus diesem Grund k?nnen die Mitarbeitenden sich Zeit ersparen, indem sie Codes leichter finden und diese wiederverwenden k?nnen. |
| Digitale Auftragsbest?tigungen | M?bel Hesse GmbH | Vor dem Digiscouts?-Projekt wurden bei der M?bel Hesse GmbH Auftragsbest?tigungen ausgedruckt und in mehreren Schritten bearbeitet sowie gepr?ft. Das Azubi?-Team hat es sich zur Aufgabe gemacht, daf?r eine digitale L?sung zu finden. Auftragsbest?tigungen werden k?nftig von den Mitarbeitenden am Computer bearbeitet und gepr?ft. Das Unternehmen spart durch das neue System Zeit, Papier, Kosten sowie Schriftgutverlust ein und ist dabei gleichzeitig umweltschonend. |
| Inventurgenehmigung | DEG Dach-Fassade-Holz eG (Hamm) | Das DEG-Team in Hamm entwickelt einen digitalen Urlaubsschein, ebenso das Hammer Unternehmen J?ckering M?hlen- und N?hrmittelwerke GmbH. Alle Mitarbeitenden und F?hrungskr?fte erhalten einen besseren ?berblick ?ber den schon genommenen und noch ausstehenden Urlaub. |
| Programm Kommunikationsverbesserung Service und K?che | AZURIT Seniorenzentrum Quedlinburg | Das Senioren & Pflegezentrum der Azurit Gruppe in Quedlinburg entwickelt eine Anwendung, um die Schnittstellen zwischen allen Abteilungen zu verbessern. Die K?che wird beispielsweise besser ?ber ?nderungen der Essensw?nsche bzw. bei Abwesenheit der Bewohnenden informiert.
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| Digitalisierung der Wohnungs?berpr?fung | Karl Gladigau GmbH | Pr?f- bzw. M?ngelprotokolle sollen k?nftig bei der Karl Gladigau GmbH nicht mehr handschriftlich ausgef?llt werden, sondern digital ? und zwar mit Tablets. Eine Mietobjektakte beinhaltet bis zu 100 Blatt Papier und das soll nun digitalisiert werden. Mit dem Digiscouts?-Projekt lassen die Azubis Arbeitsabl?ufe schneller und ?bersichtlicher werden. |
| Digitale Archivierung Eingang Bestellungen, Auftr?ge, sowie Kundenkorespondenz in Abteilung Vertrieb Inland sowie Export | Proline Systems GmbH | Einen Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu leisten war der Leitgedanke im Digiscouts?-Projekt der Proline Systems GmbH. Das Ziel der digitalen Archivierung von Auftragsbest?tigungen, Rechnungen oder Lieferscheinen nicht mehr in Papierform aufbewahren zu m?ssen und somit Suchzeit, Papier und Kosten ? seien es Druckkosten oder Kosten f?r die physische Aufbewahrung der Ordner ? zu sparen. Heute haben die Mitarbeitenden Zugriff auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) und k?nnen alle Dokumente hier?ber verwalten. |
| Einf?hrung DokuFlow - System f?r Papierfreies Arbeiten | Sanit?tshaus Wittlich GmbH | Das Azubi-Duo im Sanit?tshaus Wittlich GmbH revolutioniert im wahrsten Sinne des Wortes die Arbeitsprozesse von und zwischen Innen- und Au?endienst. Beratungsunterlagen, Verordnungen usw. wurden einst ausschlie?lich in Papierform an Au?endienstler weitergegeben ? Unterlagen, die f?r eine fachgerechte Versorgung von Patienten unabdingbar sind. Der Nachteil, die Dauer bzw. die Zeit, welche bis zur Versorgung der Patienten verging war zu lang. Dem DukuFlow sei dank geh?rt dies nun der Vergangenheit an. Patientinnen und Patienten k?nnen schneller versorgt werden und der Innen- und Au?endienst profitiert von mehr Transparenz, Professionalit?t und einer effizienteren Auftragsabwicklung. |
| Kommunikation und Dokumentation mit App Craftnote | Bauunternehmung Schneider GmbH | Das Tool CraftNote wurde von den zwei Digiscouts? der Bauunternehmung Schneider GmbH aus Hatzfeld eingesetzt, um die Kommunikation und Dokumentation der einzelnen Baustellen zu vereinfachen. |
| Dokumentenmanagement | Handwerkskammer Kassel | Das Azubi-Trio der Handwerkskammer aus Kassel digitalisierte das hausinterne Dokumentenmanagement, sodass Vertr?ge nun online verf?gbar sind und einheitlich archiviert werden. Einer der gr??ten Vorteile: Vertr?ge m?ssen nicht mehr in vielfacher Ausf?hrung ausgedruckt und abgelegt werden. |
| Projektmanagement-System | Agentur agromind | Zwei Digiscouts? der Agentur agromind, ein Full-Service-Dienstleister mit Spezialisierung auf herkunftsbezogenes Marketing, haben einen ?Status-Report? f?rs interne Projektmanagement entwickelt. Mit Hilfe dieses Systems soll noch strukturierter und gezielter ? und damit schlussendlich effizienter ? gearbeitet werden k?nnen. Alle Projektbeteiligten profitieren zudem von mehr Transparenz. |
| Digitalisierung der Auftragsbearbeitung | MIPM Mammendorfer Institut f?r Physik und Medizin GmbH | Auch die drei Digiscouts? der MIPM Mammendorfer Institut f?r Physik und Medizin GmbH, einem Experten f?r MRT-taugliche Produkte, hatten das Ziel, einen nachhaltigeren Umgangs mit Ressourcen zu erm?glichen und digitalisierten so den Verwaltungsprozess der Auftragsbearbeitung und -ablage. |
| Leadmanagement-Tool | B.T. innovation GmbH | Die Digiscouts? des Systemanbieters f?r wirtschaftliches Bauen haben die Erfassung der Messekontakte digitalisiert. |
| Anbringung eines Bildschirms an der SHS-Maschine | Carl Stahl Technocables GmbH | Touchscreen statt Papier: Damit die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung eine bessere ?bersicht haben, zum Beispiel ?ber St?ckzahlen oder Wartungsarbeiten, f?hrten die Azubis der Carl Stahl Technocables GmbH an allen SHS-Maschinen Touchscreens ein. Dadurch fallen Wartungspl?ne, Bedienungs- oder Montageanleitungen in Papierform weg. Der Weg zu einer papierlosen Fertigung ist somit geebnet. |
| Digitalisierung des Verbandsbuches | Jebens GmbH | Arbeitsunf?lle sind bei der Jebens GmbH ein wichtiges Thema und wurden bisher immer handschriftlich erfasst, gedruckt und abgeheftet. Die Auszubildenden digitalisierten diesen Vorgang, indem sie k?nftig an jedem Verbandsstandort Tabletts aufstellen, mit denen die Ersthelfer die Unfallaufnahme erfassen k?nnen. Arbeitsunf?lle k?nnen so jederzeit eingesehen und abgerufen werden. Zudem k?nnen so Statistiken erstellt werden. |
| Bearbeitung von Steuerbescheiden | MundingDrifthaus Steuerberatungsgesellschaft mbH | Steuerbescheide kamen per Post bei der MundingDrifthaus Steuerberatungsgesellschaft mbH an, wurden auf Vollst?ndigkeit ?berpr?ft, eingescannt und die Daten manuell erfasst. Das Azubi-Duo digitalisierte diesen Prozess, sodass Fehler reduziert wurden und eine erhebliche Zeitersparnis f?r die Mitarbeitenden entstand. Auch die Anschreiben an die Mandanten sollen k?nftig ggf. digital versendet werden. |
| Vertragsmanagement | Stadtwerke Esslingen am Neckar SWE GmbH & Co. KG | In den Stadtwerke Esslingen GmbH & Co. KG haben die Mitarbeitenden den ?berblick ?ber Vertr?ge, Vertragslaufzeiten und K?ndigungsfristen verloren. Das Digiscouts?-Team digitalisierte das Vertragsmanagement mithilfe eines externen Anbieters. Dadurch wurde ein einheitlicher ?berblick ?ber alle laufenden Vertr?ge gew?hrleistet, es kann eingesehen werden, wer f?r welchen Vertrag verantwortlich ist und es gibt Erinnerungen f?r K?ndigungsfristen. |
| Lieferscheine digitalisieren | TiLa Erich Lachenmaier GmbH & Co. KG | Alle Lieferscheine wurden bei Tila Lachenmaier GmbH & Co. KG t?glich gedruckt, von Hand gerissen, gestempelt und vom Fahrdienst eine Liefertouren festgelegt. Am n?chsten Tag wurde die Abrechnung manuell in der Zentrale erledigt. Dank des Digiscouts?-Projekts wurde dieser Ablauf von den Azubis digitalisiert. Prozesse wurden weitestgehend automatisiert, wodurch Zeit und Papier gespart wird. |
| Digitalisierung des Reklamationsablaufes | Gebr?der Meiser GmbH | Das Digiscouts?-Team der Gebr?der Meiser GmbH hat vollst?ndig den Reklamationsprozess digitalisiert und damit die Kommunikation zwischen den Abteilungen Verkauf, Service und Finanzbuchhaltung optimiert. Ziel des Projekts war die Beschleunigung der Reklamations-abwicklung, um die Kundenbetreuung zu verbessern. |
| Digitalisierung Technische Zeichnungen (BDE) | Foerster-Technik GmbH | Die drei Auszubildenden der F?rster Technik GmbH digitalisierten die bisher papierbasierten Konstruktionszeichnungen. Nun sind die aktuellen technischen Zeichnungen jederzeit ?ber das Betriebsdatensystem abrufbar. Letztendlich konnten Zeit, Platz und Kosten eingespart werden, da der Aufwand f?r Nacharbeiten resultierend aus veralteten Pl?nen entf?llt. |
| Prozesse besser definieren und digitalisieren | Gebr. RUNDE GmbH | Angebote sollen nicht mehr per Post verschickt und Papier gespart werden. Das erreichen die Digiscouts? der Gebr. RUNDE GmbH. Die gesamte Kommunikation intern sowie extern soll ?ber das Warenwirtschaftssystem geschehen, um dadurch Prozesse schneller abzuwickeln. Vor allem soll die Freigabe von Dokumenten vereinfacht werden. |
| Digitalisierung der Spesenabrechnung | dbh logistics IT AG | Drei Digiscouts? der dbh logistics IT AG halfen vor allem der Buchhaltung ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, indem sie die Spesenabrechnung digitalisierten. Das Excel-Sheet wurde gegen ein richtiges Programm ausgetauscht. Der Nutzen f?r den Betrieb lag in der Best?ndigkeit und Nachhaltigkeit sowie dem Kostenfaktor. |
| Stromkreis-APP | Elektroservice Reu? e.K. | Schnelles und sicheres Zuordnen von Stromverbrauchern zu einem Stromkreis ist das Ziel einer L?sung, die Elektroservice Reuss in Ballenstedt entwickelt. Profitieren werden Hausbesitzende ebenso wie das Geb?udemanagement oder Fachkr?fte f?r elektrotechnische Anlagen. |
| Digitalisierung unserer Rezepte im Programm Bankett Profi | Esskultur Berlin | Der Digiscout des Cateringservice E?kultur Berlin setzte die digitale Rezeptsammlung um. Standort?bergreifend k?nnen K?che auf die gleichen Rezepte zugreifen. Das sichert dem Cateringservice eine kontinuierliche Qualit?t der Gerichte, von dem auch die G?ste profitieren. |
| Unternehmens-App | Anselm Winterhalter Spedition und Omnibusbetriebs | Das zweik?pfige Digiscouts?-Team des Anselm Winterhalter Spedition und Omnibusbetriebs revolutionierte die Unternehmenskommunikation mit einer App. Durch den hohen Anteil von Mitarbeitenden ohne festen Arbeitsplatz und regelm??ige E-Mail-Erreichbarkeit war die Veranstaltungsorganisation umst?ndlich und zeitintensiv. Durch die App konnte die interne Kommunikation deutlich verbessert werden. |
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